1. Apresentação
A contratação responsável de terceiros é um dos pilares do programa de compliance do Grupo Mile. Esta Política define os critérios, etapas e responsabilidades do processo de due diligence aplicado a fornecedores, prestadores de serviços, agentes logísticos, despachantes aduaneiros, representantes comerciais e qualquer terceiro que atue em nome ou em associação com qualquer uma das empresas integrantes do Grupo.
Adotamos o princípio de que a integridade da nossa cadeia logística é tão sólida quanto o elo mais fraco que a compõe.
2. Valores Fundamentais Aplicáveis
Esta Política fundamenta-se nos sete valores do Grupo Mile:
I – Integridade e ética nas relações internas e externas;
II – Compromisso com a qualidade, produtividade, resultados e segurança das operações;
III – Responsabilidade no tratamento de informações e dados;
IV – Respeito às pessoas e ao ambiente de trabalho;
V – Respeito às normas legais, regulatórias e institucionais;
VI – Responsabilidade com clientes, cargas e patrimônio;
VII – Excelência no atendimento a clientes e parceiros.
3. Quando a Due Diligence é Obrigatória?
O processo de due diligence é exigido nos seguintes contextos:
• Novas contratações de prestadores de serviços logísticos, transportadoras e agentes aduaneiros.
• Renovações contratuais de alto valor ou com parceiros classificados como de risco médio ou alto.
• Onboarding de novos clientes corporativos, especialmente aqueles envolvidos em operações de importação/exportação de produtos regulados.
• Qualquer parceria que implique interação com agentes públicos, órgãos reguladores ou autoridades aduaneiras.
• Aquisições, fusões ou incorporações que ampliem a rede de parceiros do Grupo.
4. Níveis de Diligência
A profundidade da due diligence é proporcional ao risco identificado no perfil do terceiro:
• Nível 1 — Diligência Padrão: aplicável a parceiros de baixo risco. Inclui verificação de CNPJ ativo, certidões negativas federais, estaduais e trabalhistas, e consulta a listas básicas de sanção.
• Nível 2 — Diligência Aprimorada: aplicável a parceiros de risco médio. Acrescenta análise da estrutura societária, verificação de mídias negativas (negative media screening), consulta ao Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS/CNEP) e análise do histórico de sanções aduaneiras.
• Nível 3 — Diligência Reforçada: aplicável a parceiros de alto risco, Pessoas Politicamente Expostas (PPE) ou operações em jurisdições sensíveis. Inclui todos os pontos anteriores, além de visita presencial ou verificação por entidade certificadora independente, análise detalhada da estrutura societária (beneficiários finais) e relatório de integridade elaborado por especialista externo.
5. Documentação Exigida
• Pessoa Jurídica: CNPJ, contrato/estatuto social, comprovante de endereço, QSA atualizado, certidões negativas (federal, estadual, FGTS, trabalhista), declaração de ausência de trabalho forçado ou infantil.
• Pessoa Física (representantes, sócios relevantes): documento de identificação com foto, CPF, comprovante de endereço, declaração de não enquadramento como PPE.
• Documentação técnica e regulatória: licenças operacionais pertinentes à atividade (ex.: RADAR/habilitação Siscomex, certificações sanitárias, permissões).
6. Consulta a Listas Restritivas
Todo parceiro é consultado nas seguintes bases, no mínimo na etapa de aprovação inicial:
• CEIS — Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas (CGU)
• CNEP — Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CGU)
• Lista de Sanções da ONU e do OFAC (Office of Foreign Assets Control — EUA)
• Lista de Pessoas Politicamente Expostas (COAF)
• Base de dados de sanções da Receita Federal, quando disponível
7. Monitoramento Contínuo
A aprovação de um parceiro não é permanente. O Grupo Mile realiza reavaliações periódicas em ciclos de 12 a 24 meses, e revisões extraordinárias sempre que forem identificadas: mudanças relevantes na estrutura societária; incidentes de segurança ou irregularidades aduaneiras; ou alterações regulatórias que afetem o perfil de risco.
8. Cláusulas Contratuais de Compliance
Todos os contratos celebrados pelo Grupo Mile com terceiros devem conter, no mínimo:
• Declaração de conhecimento e adesão ao Código de Ética e às políticas de compliance do Grupo;
• Compromisso de não praticar corrupção, fraude ou qualquer ato ilícito;
• Obrigação de notificar o Grupo sobre investigações, sanções ou incidentes de integridade;
• Direito de auditoria do Grupo sobre as atividades do parceiro relacionadas ao contrato.
9. Responsabilidades
A área de Compliance é responsável pela coordenação do processo de due diligence, manutenção dos registros e atualização dos critérios de avaliação. As áreas de Operações, Comercial e Jurídica colaboram fornecendo informações e análises técnicas. A decisão final de aprovação ou rejeição de um parceiro é compartilhada entre Compliance e a Diretoria.
10. Medidas Disciplinares
O descumprimento desta Política por colaboradores do Grupo os sujeita às medidas previstas no Regulamento Interno:
I – Advertência verbal ou escrita (infrações leves ou de menor gravidade);
II – Suspensão disciplinar, sem remuneração, em casos de infrações de média gravidade ou reincidência;
III – Demissão por justa causa, em casos de infrações graves ou reincidência reiterada, conforme o art. 482 da CLT, incluindo: ato de improbidade; insubordinação; violação de confidencialidade; negligência; assédio; descumprimento de normas de segurança; uso indevido de equipamentos ou informações; prática de atos que comprometam a imagem da empresa.
Rescisão contratual para terceiros, com comunicação às autoridades competentes, quando aplicável.
11. Canal de Denúncias
Irregularidades relacionadas ao processo de due diligence ou à conduta de terceiros podem ser reportadas para: condutaetica@mileexpress.com.br.